Description du poste

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice artistique et en étroite collaboration avec la chargée des paies et la comptable, vous assurez la gestion administrative et financière de l’association, selon les orientations définies à partir du projet artistique et de sa spécificité de recherche-création, et apportez soutien et conseil à la directrice artistique dans la gestion quotidienne et le développement de l’association. Vous travaillez en équipe pour assurer la mise en œuvre des projets.

Au sein d’Ultrasonore, vous assurez les missions suivantes.

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE :

• Gestion budgétaire et suivi de la comptabilité :

◦ suivi du budget prévisionnel et réalisé au global et par projets, préparation du budget prévisionnel, savoir utiliser les outils de la comptabilité (bilan, compte de résultats, comptabilité analytique…)

◦ préparation des documents comptables pour la comptable dans le drive (factures achats/ventes, notes de frais et justificatifs….), classement et archivages des documents comptables, suivi et vérification du bilan et du compte de résultat en lien avec la comptable.

◦ suivi des salaires en lien avec la prestataires d’externalisation des paies,

◦ suivi des facturations et des paiements de subventions

• Gestion des demandes de subventions :

◦ Demandes des aides fonpeps et suivi de ses demandes

◦ Recherche et montage des dossiers de subventions pour le fonctionnement de l’association et pour chaque projet (création, résidence…),

◦ Veille des appels à projets, candidatures, concours, appels à résidence ….

◦ Stratégie et optimisation des demandes pour faciliter l’obtention des subventions

◦ Rédaction des bilans à l’issue de chaque projet

• Gestion des contrats et prestations :

◦ Négociation et rédaction des contrats avec les partenaires (cession, résidence, coproduction, commande d’œuvre…)

◦ Suivi des contrats et des facturations

◦ Gestion de la déclaration des droits d’auteurs et droits voisins (SACEM, SPEDIDAM…)

• Suivi de la politique salariale :

◦ Gestion sociale des salariées et gestion des paies en lien avec la prestataire d’externalisation des paies

◦ Suivi de la politique salariale en lien avec la directrice artistique (réflexion sur l’optimisation salariale, équilibre entre les différentes sections de l’association…)

• Suivi et gestion de la vie associative :

◦ Préparation et rédaction des comptes-rendus des conseils d’administration et assemblées générales,

◦ Rédaction des bilans moraux et financiers, des rapports d’activités

◦ Suivi et mise à jour d’outils partagés permettant le travail en équipe et le suivi de l’activité (tableaux de bord, documents types, plannings, outil comptable, reporting…)

• Veille juridique sur les évolutions légales, sociales et fiscales, conventionnelles ou réglementaires, dans un objectif de conseil et d’aide à la décision

SOUTIEN AU DÉVELOPPEMENT ET À LA PRODUCTION :

• De manière générale, rôle de conseil et de soutien, d’aide à la décision, au service du projet artistique de l’association : apporter un conseil et une expertise à la directrice artistique sur certains sujets dans le montage des projets, être force de proposition, aller chercher les informations pour optimiser les dossiers

• Participer à la production de l’association en lien avec la directrice artistique :

◦ Prospecter les partenaires de coproduction et de préachat

◦ Accompagner le montage financier des projets (montage des projets dans leur globalité de la production à la diffusion)

◦ Participer à la négociation des différents contrats avec les partenaires (coproduction, préachats,

conventions de résidence, contrat de commande d’œuvre, etc.)

◦ Participer aux réunions avec les partenaires et y défendre le modèle et les intérêts de l’association

• Participer au développement de l’association en lien avec la directrice artistique et la chargée de production :

◦ Contribuer au développement de la compagnie, à la mise en œuvre des projets artistiques, et à la pérennisation d’un modèle économique (optimisation des dossiers, participation à la réflexion sur les ressources humaines…)

◦ Suivre les relations avec les tutelles et les financeurs (rdv, dossiers de de subventions, bilans, recherche de nouveaux partenaires)

◦ Participer à la réflexion sur le pilotage de la structure et sur ses enjeux de développement